11.01.2021 / Noticias

La gestión del cambio : importancia del plan de simulación. La experiencia en Cuenca

Hace ya 5 años de la implantación del Sistema Integrado de Justicia (SIJ) en la sede judicial de Cuenca, el inicio nada más y nada menos de un Expediente Judicial Electrónico (EJE) en España. Este proceso supuso la llegada a los juzgados de la tramitación íntegramente en electrónico, un paso hacia lo que se denominó el papel cero en los juzgados.

 

Para llegar a este paso fue crucial propiciar una adecuada gestión del cambio en lo que afectaba a los usuarios finales ese proceso de implantación, y un documento en concreto fue piedra angular de esa gestión del cambio que afectaba tanto al plano organizativo, así como al funcional y tecnológico, el Plan de Simulación: Cómo decirles a los funcionarios que el procedimiento ya no estaría en papel, que desaparecerían sus armarios llenos de carpetas de colores, que todo estaría en sus ordenadores y todo ello sin que entrasen en pánico; que llegaba la firma electrónica, cómo explicarles que ya no era necesaria la expedición de un testimonio del original, el nuevo concepto de copia auténtica para el documento digitalizado….

 

Para que esa gestión del cambio no resultase traumático fue fundamental no solo una propuesta clara en la mejora de la organización del trabajo, sino la comunicación y la labor de acompañamiento en todo el proceso para pasar ese duelo, ese estrés postraumático que a muchos funcionarios les produciría el hecho de cambiar su forma de trabajar, de tramitar, de los últimos 20 o 30 años.

 

El Plan de Simulación

 

Así, en plena coordinación entre la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia (SGNTJ) y la sede de Cuenca se comenzó a estudiar cómo realizar esta ardua gestión del cambio. En este sentido, se tuvo claro desde el principio que era preciso elaborar un documento que plasmase las operativas desarrolladas por los usuarios hasta ese momento, y cómo las mismas se iban a ver afectadas por el SIJ, de manera que sirviese de herramienta útil para resolver todas las dudas que los usuarios se pudiesen plantear.

Para la elaboración del Plan de Simulación se partió de una toma de requisitos en la propia sede, entrevistas con el usuario final para ver in situ y conocer de primera mano las diferentes operativas que llevaban a cabo, como un diagnóstico de la situación de partida. Se analizaron todas las actuaciones procesales realizadas tanto en el Servicio Común General con todas sus secciones, como en la Unidad de Apoyo Directo nº 4 de Cuenca, para proponer en el Plan de Simulación las soluciones más ventajosas para el usuario, identificando los problemas que pudieran surgir, identificando quién hacía qué…

 

El análisis del Plan

 

Posteriormente, en reuniones periódicas entre los diferentes actores involucrados en el proceso de implantación del EJE (representantes del Ministerio de Justicia, Letrados de la Administración de Justicia de la sede judicial de Cuenca, Secretario Coordinador de Cuenca, Oficina Técnica del Proyecto…) se analizaban los avances del Plan.

 

Asimismo se sugerían correcciones, se proponían nuevas operativas para un mayor aprovechamiento de los recursos en aras a reducir cargas a los usuarios, se planificaban las acciones que habría que llevar a cabo antes de la implantación, como el dictado de instrucciones que tomaban como referencia el Plan… Esta participación activa del usuario final en ese proceso de mejora de la organización del trabajo fue una de las claves para que el cambio fuese aceptado como propio por los funcionarios de la sede.

 

Una vez que el Plan de Simulación estuvo terminado y aprobado por todas las partes se pudo implantar el cambio, con el posterior control y evaluación de las incidencias a medida que estas se fueron produciendo a través de las correspondientes reuniones del Comité de Evaluación y Resolución de Incidencias (CERI).

 

La constante gestión del cambio

 

Sin embargo, la gestión del cambio no es algo estático, está en constante evolución dados los avances que a nivel tecnológico se están produciendo.

 

Tanto es así que en cinco años se han puesto en marcha diversas aplicaciones que suponen el cambio del cambio: han llegado los juicios telemáticos, la textualización de las vistas orales, la tecnología de Inteligencia Artificial a los juzgados… ¿se ha hecho para ello una adecuada gestión del cambio? No debe dejarse esta cuestión a la improvisación si no se quiere obtener un rechazo por parte del usuario y se deben invertir tiempo y recursos en acompañar al usuario en todo este proceso y que no sienta que las máquinas vienen a quedarse con su trabajo, sino que se lo harán más fácil. El cambio ha de contar con el apoyo de los usuarios que trabajan dentro de la Administración/Organización.

 

En resumen, son necesarios más planes de simulación dado el calado de los avances tecnológicos que se avecinan en la Administración de Justicia para que los usuarios tengan seguridad a la hora de emplear todas las herramientas que se ponen a su disposición, de manera que sepan cómo les afectarán esos cambios, cómo lo hacen ahora y cómo deberán hacerlo en el futuro…

 

Fueron muchas sesiones de trabajo, muchas horas, muchos viajes a Cuenca, pero aquel documento iba tomando forma y era el resultado de un trabajo conjunto entre mundos distintos y distantes hasta ese momento como son el mundo jurídico y el técnico. En definitiva, un trabajo bien hecho.

 

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